Einmal im Jahr kommen die Eigentümer zusammen – und gestalten gemeinsam die Zukunft ihrer Immobilie: Jahresabrechnung, Instandhaltung, Wirtschaftsplan und vieles mehr. Die Eigentümerversammlung sorgt dafür, dass alle Eigentümer auf demselben Stand sind und gemeinsam verbindliche Entscheidungen treffen können. Wer vorbereitet erscheint, kann aktiv mitgestalten – Transparenz und Mitbestimmung inklusive.

Das wichtigste Treffen des Jahres

Einmal im Jahr lädt der Verwalter zur Eigentümerversammlung ein. Auf der Tagesordnung stehen dann regelmäßig Themen wie die Jahresabrechnung, der Wirtschaftsplan für das kommende Jahr oder anstehende Instandhaltungsmaßnahmen. Darüber hinaus kann jedes Thema auf die Tagesordnung gesetzt werden, das das gemeinschaftliche Eigentum betrifft und eine gemeinsame Entscheidung erfordert – zum Beispiel die Beauftragung einer Handwerksfirma oder die Anschaffung neuer Technik. All diese Entscheidungen werden in Form von Beschlüssen getroffen. Die Eigentümerversammlung ist das zentrale Instrument dafür – und in vielen Fällen das einzige, das für komplexere oder strittige Themen geeignet ist.

Beispiel: In der Eigentümergemeinschaft Marktstraße 7 soll das Treppenhaus gestrichen werden. Der Verwalter hat drei Angebote eingeholt – von den Firmen Koch, Bauer und Lange. In der Eigentümerversammlung entscheiden die Eigentümer, welche Firma den Auftrag bekommt, in welcher Farbe gestrichen wird und wie die Maßnahme finanziert wird.

Wer lädt ein – und was muss in der Einladung stehen?

In der Regel lädt der Verwalter zur Eigentümerversammlung ein. Nur wenn kein Verwalter bestellt ist oder dieser sich pflichtwidrig weigert, kann die Einladung auch durch den Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats, seinen Stellvertreter oder einen durch Beschluss ermächtigten Eigentümer erfolgen.

Die Einladung muss mindestens drei Wochen vor dem Termin bei den Eigentümern eingehen. Sie muss eine Tagesordnung enthalten, die klar beschreibt, worüber abgestimmt wird. Nur so können sich die Eigentümer inhaltlich vorbereiten. Bei umfangreicheren Themen kann es sinnvoll oder notwendig sein, der Einladung weitere Unterlagen beizufügen – zum Beispiel die vorliegenden Angebote.

Eingeladen werden müssen alle Eigentümer, die zum Zeitpunkt der Einladung im Grundbuch stehen. Wer hier nicht sauber arbeitet – falsche Personen anschreibt, die Frist nicht einhält oder wichtige Tagesordnungspunkte unterschlägt – riskiert, dass die gefassten Beschlüsse anfechtbar werden.

Beispiel: Frau Wagner hat ihre Wohnung in der Marktstraße 7 an ihren Sohn überschrieben und wohnt mit einem Nießbrauchrecht weiterhin darin. Zur Versammlung eingeladen werden darf nur der Sohn – er ist der im Grundbuch eingetragene Eigentümer. Frau Wagner kann nur dann teilnehmen und abstimmen, wenn ihr Sohn ihr eine schriftliche Vollmacht ausstellt.

Wie wird abgestimmt?

Das Gesetz sieht vor, dass nach dem sogenannten Kopfprinzip abgestimmt wird: Jeder Eigentümer hat eine Stimme – unabhängig davon, wie groß seine Wohnung ist oder wie viele Miteigentumsanteile ihm gehören. Für die meisten Entscheidungen reicht die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen.

In der Teilungserklärung oder Gemeinschaftsordnung kann jedoch etwas anderes geregelt sein. Manche Gemeinschaften stimmen nach Miteigentumsanteilen ab – dann hat derjenige, dem mehr Anteile gehören, auch mehr Stimmgewicht. Bei bestimmten Maßnahmen – zum Beispiel grundlegenden baulichen Veränderungen – können aufgrund der Teilungserklärung oder per Gesetz höhere Mehrheiten erforderlich sein. Welches Prinzip in der eigenen Gemeinschaft gilt, sollten Eigentümer kennen.

Beispiel: In der Marktstraße 7 stimmen fünf der acht Eigentümer für Firma Koch, drei für Firma Bauer. Da nach dem Kopfprinzip abgestimmt wird, erhält Firma Koch den Auftrag – obwohl die drei Eigentümer, die für Firma Bauer gestimmt haben, zusammen über mehr Miteigentumsanteile verfügen als die Mehrheit.

Muss eine Mindestanzahl an Eigentümern erscheinen?

Seit der WEG-Reform 2020 gibt es keine gesetzliche Mindestquote mehr. Selbst wenn nur ein einziger Eigentümer erscheint, können Beschlüsse gefasst werden – und diese gelten für alle, auch für die Abwesenden.

Das klingt zunächst hart. Es ist aber gewollt: Früher konnte eine Versammlung beschlussunfähig sein, wenn zu wenige Eigentümer kamen – manche nutzten das gezielt aus, um unliebsame Entscheidungen zu blockieren. Heute schützt das Gesetz die Handlungsfähigkeit der Gemeinschaft. Wer nicht erscheinen kann oder möchte, ist gut beraten, eine Vollmacht zu erteilen.

Beispiel: Zu der Versammlung in der Marktstraße 7 erscheinen nur drei der acht Eigentümer. Zwei weitere haben dem Verwalter eine Vollmacht erteilt. Die übrigen drei sind weder anwesend noch vertreten. Trotzdem kann die Versammlung stattfinden und der Beschluss über den Treppenhaus-Anstrich wirksam gefasst werden – er gilt auch für die drei abwesenden Eigentümer.

Wie kommt der Beschluss zustande?

Am Ende jeder Abstimmung stellt der Versammlungsleiter das Ergebnis fest und verkündet den Beschluss. In diesem Moment ist er rechtlich wirksam – nicht schon durch die Abstimmung selbst. Ab da ist die Entscheidung für alle Eigentümer bindend.

Wer mit einem Beschluss nicht einverstanden ist, kann innerhalb eines Monats Anfechtungsklage erheben. Wichtig: Die Klage hat in der Regel keine aufschiebende Wirkung. Der Beschluss bleibt also gültig und muss umgesetzt werden, solange kein rechtskräftiges Urteil vorliegt. Wird er später für ungültig erklärt, muss der ursprüngliche Zustand wiederhergestellt werden – was in der Praxis aufwändig und teuer sein kann.

Beispiel: Eigentümer Hoffmann ist mit der Wahl von Firma Koch nicht einverstanden und erhebt Anfechtungsklage. Das ändert zunächst nichts: Firma Koch beginnt mit den Malerarbeiten. Erst wenn ein Gericht den Beschluss für ungültig erklärt, müsste die Gemeinschaft die Konsequenzen tragen.

Von der anfechtbaren Entscheidung zu unterscheiden ist der nichtige Beschluss. Ein nichtiger Beschluss ist von vornherein unwirksam und darf nicht umgesetzt werden – unabhängig davon, ob jemand klagt. Das ist der Fall, wenn der Beschluss gegen eine zwingende gesetzliche Vorschrift verstößt.

Beispiel: Die Eigentümer der Marktstraße 7 beschließen, dass Herr Hoffmann dauerhaft kein Stimmrecht mehr hat, weil er in der Vergangenheit häufig gegen die Mehrheit gestimmt hat. Dieser Beschluss wäre nichtig – das Stimmrecht ist gesetzlich garantiert und kann nicht durch Mehrheitsbeschluss entzogen werden.

Muss ich persönlich erscheinen?

Nein. Wer nicht zur Versammlung kommen kann oder möchte, kann eine andere Person bevollmächtigen – zum Beispiel den Verwalter, ein Familienmitglied oder einen anderen Eigentümer. Die Vollmacht sollte schriftlich erteilt werden. In der Teilungserklärung kann geregelt sein, wer als Bevollmächtigter zugelassen ist.

Seit der WEG-Reform 2020 ist außerdem möglich, Versammlungen hybrid oder vollständig virtuell durchzuführen. Bei einer hybriden Versammlung gibt es einen physischen Versammlungsort, einzelne Eigentümer können sich aber per Video zuschalten. Für diese Möglichkeit reicht ein einfacher Mehrheitsbeschluss. Rein virtuelle Versammlungen, bei denen alle Teilnehmer nur online dabei sind, sind ebenfalls möglich – allerdings nur auf Basis einer Dreiviertelmehrheit, und der Beschluss ist auf maximal drei Jahre begrenzt. Bis einschließlich 2028 schreibt eine gesetzliche Übergangsregelung außerdem vor, dass es mindestens einmal jährlich eine Präsenzversammlung geben muss, sofern der Beschluss nicht einstimmig gefasst wurde.

Beispiel: Zwei Eigentümer der Marktstraße 7 wohnen mehrere hundert Kilometer entfernt. Die Gemeinschaft hat in der Vorjahresversammlung mit einfacher Mehrheit beschlossen, hybride Versammlungen zuzulassen. Der Verwalter stellt nun neben dem Versammlungsraum auch Einwahldaten für eine Videokonferenz bereit. Die beiden entfernten Eigentümer nehmen bequem von zu Hause aus teil und können genauso abstimmen wie die vor Ort Anwesenden.

Nach der Versammlung: Was passiert mit den Beschlüssen?

Die Versammlung ist vorbei, die Entscheidungen sind gefallen. Was jetzt folgt, ist mindestens genauso wichtig: Der Verwalter erstellt das Protokoll, das alle gefassten Beschlüsse dokumentiert. Diese werden zusätzlich in die sogenannte Beschluss-Sammlung eingetragen – eine chronologische Übersicht aller je gefassten Beschlüsse der Gemeinschaft.

Wer eine Wohnung kauft, sollte sich die Beschluss-Sammlung unbedingt zeigen lassen. Sie gibt Auskunft darüber, welche Entscheidungen die Gemeinschaft in der Vergangenheit getroffen hat – und welche laufenden Verpflichtungen damit verbunden sind.

Wie das Protokoll aussehen muss und wer es unterschreiben muss, erkläre ich in einem eigenen Artikel. (→ Link folgt)

Was ist sonst noch zu beachten?

Umlaufverfahren: kann ein Thema mal nicht bis zur nächsten Versammlung warten und rechtfertigt es nicht die Einberufung einer außerordentlichen Versammung, kann auch schriftlich im sogenannten Umlaufverfahren ein Beschluss gefasst werden. Hier werden die Eigentümer vom Verwalter aufgefordert, ihre Stimme in Textform (z.B. Email, Stimmzettel,…) abzugeben. Um wirksam zu sein, muss ein Beschluss im Umlaufverfahren allerdings im Regelfall einstimmig sein. Gibt es auch nur eine einzige Gegenstimme, kommt der Beschluss nicht zustande. Durch einen so genannten Absenkungsbeschluss, der im Rahmen einer Versammlung zu treffen ist, kann für den Einzelfall aber auch ein Umlaufbeschluss mit einfacher Mehrheit beschlossen werden.
Nicht-Öffentlichkeit: da Eigentümerversammlungen nicht-öffentliche Veranstaltungen sind, sind in der Regel keine Gäste zugelassen. Die Räumlichkeiten müssen außerdem so gewählt sein, dass die Nicht-Öffentlichkeit gewahrt bleibt. Ein Tisch in einem Restaurant kommt daher zum Beispiel nicht infrage, es sei denn, er befindet sich in einem separaten raum, in dem während der Versammlung keine anderen Gäste bewirtet werden und sich aufhalten.

Sie möchten mehr über die WEG-Verwaltung erfahren oder suchen einen Verwalter für Ihre Gemeinschaft? Sprechen Sie mich gerne an – ich begleite Eigentümergemeinschaften im Bergischen Land mit dem Ziel, Verwaltung einfacher, transparenter und verlässlicher zu machen.