Der Verwaltungsbeirat ist in vielen Wohnungseigentümergemeinschaften ein unterschätztes Amt – dabei kann er einen echten Unterschied machen. Er prüft Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan, unterstützt den Verwalter bei der Vorbereitung der Eigentümerversammlung und ist das Bindeglied zwischen Gemeinschaft und Verwaltung. Wer Beirat wird, übernimmt Verantwortung – aber keine, die einen überfordert: Tagesgeschäft und Entscheidungen bleiben beim Verwalter. Was das Amt konkret bedeutet, wer es übernehmen kann und was passiert, wenn etwas schiefläuft, erkläre ich in diesem Artikel.
Wozu gibt es den Verwaltungsbeirat?
Das Wohnungseigentumsgesetz (WEG) regelt in §29, dass der Verwaltungsbeirat den Verwalter „unterstützt und überwacht“. Klingt abstrakt – ist es aber nicht. In der Praxis bedeutet das: Der Beirat bringt die Perspektive der Eigentümer ein, sorgt dafür, dass Entscheidungen gut vorbereitet und nachvollziehbar getroffen werden und überprüft zum Beispiel die Jahresabrechnung. Er ist damit das wichtigste Bindeglied zwischen der Gemeinschaft und ihrer Verwaltung.
Zusätzlich hat der Beiratsvorsitzende nach §9b WEG eine formale Funktion: Er vertritt die Gemeinschaft gegenüber dem Verwalter – zum Beispiel beim Abschluss des Verwaltervertrags. Und gemäß §24 WEG kann der Beirat die Eigentümerversammlung einberufen, wenn der Verwalter sich pflichtwidrig weigert oder gar kein Verwalter bestellt ist.
Unterstützen und überwachen: was bedeutet das konkret?
Die wichtigste „überwachende“ Tätigkeit ist die Prüfung von Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung. Über beides wird im Rahmen der jährlichen Eigentümerversammlung beschlossen und der Beirat soll diese Unterlagen vorab unter die Lupe nehmen.
Beispiel: Der Beirat prüft die Jahresabrechnung und stellt fest, dass eine Rechnung für Hausmeisterleistungen doppelt gebucht wurde. Der Fehler wird vor der Eigentümerversammlung korrigiert – ohne dass es zu Diskussionen oder einer Anfechtung kommt. Genau dafür ist die Prüfung da.
Wichtig zu wissen: Es handelt sich hier ausdrücklich um eine Sollvorschrift. Der Beirat ist also nicht rechtlich gezwungen, eine Prüfung vorzunehmen, und ein Beschluss ist auch ohne vorherige Prüfung gültig. Im Interesse aller Eigentümer und einer vertrauensvollen Zusammenarbeit halte ich eine Prüfung aber für dringend geboten. Ist in einer von mir verwalteten WEG kein Beirat bestellt, bitte ich regelmäßig einzelne Eigentümerinnen und Eigentümer um eine Überprüfung von Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung.
Darüber hinaus arbeite ich mit dem Beirat in folgenden Bereichen zusammen:
- gemeinsame Vorbereitung der Eigentümerversammlung (Abstimmung der Tagesordnung, Versammlungsort und -zeit, …)
- Begleitung von Hausbegehungen
- Unterstützung bei der Auswahl von Fachunternehmen vor anstehenden Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen
- Ansprechpartner für Rückfragen unterjährig
- Teilnahme an Beiratssitzungen bei Bedarf
Beispiel: Die Eigentümerversammlung soll in wenigen Wochen stattfinden. Gemeinsam mit dem Verwaltungsbeirat begehe ich das Objekt, um mich vom Zustand zu überzeugen und notwendigen Instandsetzungsbedarf gegebenenfalls mit auf die Tagesordnung zu nehmen. Wir besprechen außerdem, wann und wo die Versammlung stattfinden soll und welche Punkte – über die regelmäßig wiederkehrenden wie Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung hinaus – besprochen werden sollen.
Beispiel: Das Dach muss saniert werden. Gemeinsam mit dem Beirat lege ich fest, welche drei Fachbetriebe Angebote einreichen sollen, welche Leistungen verglichen werden müssen und welche Fragen vor der Versammlung zu klären sind.
Was der Beirat nicht ist - und nicht kann
Hier lohnt es sich, die Erwartungen klar zu setzen: Der Verwaltungsbeirat ist nicht in das Tagesgeschäft der Verwaltung eingebunden. Er kann keine Verwaltungstätigkeiten eigenständig durchführen, hat keine besonderen Entscheidungskompetenzen und ist gegenüber dem Verwalter nicht weisungsbefugt. Entscheidungen, die die Gemeinschaft binden, bleiben immer Sache der Eigentümerversammlung.
Beispiel: Ein Eigentümer beschwert sich beim Beiratsvorsitzenden über den schlechten Zustand des Anstrichs im Treppenhaus. Der Beirat kann das Anliegen an den Verwalter weitergeben – aber weder selbst einen Handwerker beauftragen noch den Verwalter dazu anweisen. Als Verwalter nehme ich das Thema „Treppenhausanstrich“ gerne auf die Tagesordnung der nächsten Versammlung. Kleinere Ausbesserungend es Anstrichs beauftrage ich gegebenenfalls auch selbst.
Ist ein Beirat Pflicht? Und wie werde ich Beirat?
Die Bestellung eines Verwaltungsbeirats ist optional, eine gesetzliche Verpflichtung besteht also nicht. Allerdings empfehle ich allen Gemeinschaften, einen Beirat zu bestellen. Ich empfehle allen Gemeinschaften dennoch, einen Beirat zu bestellen. Die Zusammenarbeit erleichtert erfahrungsgemäß die Entscheidungsfindung und die Durchführung von Maßnahmen spürbar.
Der Beirat wird durch Beschluss der Eigentümer bestellt, üblicherweise auf der Eigentümerversammlung. Bei mehreren Kandidatinnen und Kandidaten wird einzeln abgestimmt; es zählt die Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Da es keine Mindest- oder Maximalanzahl an Mitgliedern gibt, können grundsätzlich alle oder auch nur einzelne Kandidaten bestellt werden. Bei mehreren Kandidierenden empfiehlt es sich, sich vorab auf die gewünschte Anzahl der Beiratsmitglieder zu verständigen.
Beispiel: In einer Gemeinschaft mit zwölf Einheiten kandidieren vier Eigentümer. Die Gemeinschaft hat sich vorab darauf verständigt, einen dreiköpfigen Beirat zu bestellen. Gewählt werden die drei Kandidaten mit den meisten Stimmen.
Bei einem Einpersonen-Beirat ist der entsprechende Eigentümer automatisch Vorsitzender. Bei mehreren Mitgliedern kann der Vorsitz im Rahmen der Bestellung bestimmt werden – geschieht das nicht, bestimmen die Mitglieder ihren Vorsitzenden und einen Stellvertreter selbst.
Wichtig: Nur Eigentümerinnen und Eigentümer können in den Beirat bestellt werden. Mieter, Nießbraucher sowie nicht im Grundbuch eingetragene Ehe- oder Lebenspartner scheiden aus.
Eine gesetzliche Regelung zur Amtszeit gibt es nicht – sie sollte daher im Bestellungsbeschluss festgelegt werden. Eine Abberufung ist jederzeit durch Beschluss der Eigentümerversammlung möglich.
Haftung: was passiert, wenn etwas schief läuft?
Beiratsmitglieder sind in der Regel unentgeltlich tätig – eine Aufwandsentschädigung ist im begründeten Einzelfall möglich, aber nicht der Regelfall. Bei unentgeltlicher Tätigkeit ist die Haftung auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit begrenzt (§29 Abs. 3 WEG). Jedes Mitglied haftet dabei nur für sein eigenes Verschulden – nicht für Fehler der anderen Beiratsmitglieder.
Was ist sonst noch zu beachten?
- Zeitaufwand in der Praxis: Verwaltungsbeirat ist kein Vollzeitjob. Je nachdem, was in Ihrer Gemeinschaft ansteht, finden ein bis zwei Beiratssitzungen statt. Hinzu kommen eine Hausbegehung (30 bis 60 Minuten) und die Prüfung von Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung (1 bis 2 Stunden).
- Einsichtsrecht: Unabhängig von der Prüfung durch den Beirat haben Eigentümer das Recht, die der Abrechnung zugrunde liegenden Belege und andere Verwaltungsunterlagen einzusehen.
Sind möchten mehr über die Tätigkeiten des Verwaltungsbeirats und die WEG-Verwaltung erfahren oder sind auf der suche nach einem WEG-Verwalter? Sprechen Sie mich gerne an!
